Urząd Skarbowy ma dziś dostęp do coraz większej ilości danych o firmach, a problemy mogą pojawić się jeszcze zanim zostaną wykazane jakiekolwiek nieprawidłowości. Jak przygotować się do kontroli, rozsądnie odpowiadać na pytania urzędu i zabezpieczyć firmę oraz majątek przed skutkami ewentualnego sporu?
Przedsiębiorcy przez cały czas bywają traktowani jak przestępcy. Świadczą o tym sposoby, jak urząd skarbowy pozyskuje informacje oraz konsekwencje, jakie firma może ponieść, zanim ktokolwiek wykaże, czy rzeczywiście doszło do nieprawidłowości. Podejrzenie wystarczy, żeby pojawiły się problemy z dostępem do pieniędzy. Tymczasem przedsiębiorca musi płacić pracownikom, kupować materiały i realizować zamówienia. Jego zobowiązania nie znikają tylko dlatego, iż urząd potrzebuje czasu w sprawdzenie dokumentów.
Bardzo często trafiają do nas przedsiębiorcy, którzy już są w sporze ze skarbówką. Wtedy jednym z pierwszych pytań jest to, ile urząd zdążył się od nich dowiedzieć. Co powiedzieli przez telefon? Jakie dokumenty przesłali? Czy odpowiadali na konkretne pytania, czy przy okazji opowiedzieli o całej działalności? To ma znaczenie, bo nieprzemyślana odpowiedź może otworzyć kolejne wątki. Dlatego przygotowanie do kontaktu z urzędem powinno zaczynać się wcześniej niż w chwili otrzymania pierwszego wezwania.
Dobrym przykładem jest historia dewelopera z Wielkopolski, który budował osiedle domów jednorodzinnych. Ze względu na ryzyko związane z branżą budowlaną uznaliśmy wcześniej, iż warto utrzymywać część środków na zagranicznym rachunku bankowym. Pieniądze miały stanowić zabezpieczenie na wypadek blokady kont w Polsce. I faktycznie taka blokada nastąpiła w związku z podejrzeniem oszustwa na podatku VAT. Firma mogła wypłacić pensje, ale nie mogła normalnie kupować materiałów ani rozpoczynać kolejnych etapów inwestycji. Bez odłożonej rezerwy dalsza realizacja budowy stanęłaby pod znakiem zapytania.
Gdyby deweloper nie miał tych środków, mogłyby pojawić się zatory płatnicze, utrata zaufania kontrahentów i w końcu upadłość. Po dwóch miesiącach rachunek odblokowano. Przedsiębiorca dostał informację, iż nie doszło do przestępstwa. Nie usłyszał choćby „przepraszam”. To pokazuje, dlaczego samo przekonanie o własnej uczciwości nie wystarcza. Możesz mieć rację, ale musisz jeszcze przetrwać okres, w którym trwa wyjaśnianie sprawy. Firma potrzebuje odporności finansowej niezależnie od tego, jaki będzie ostateczny wynik kontroli.
Jak skarbówka kontroluje firmy i jak przygotować się do kontaktu z urzędem?
Narzędzia i sposoby kontroli bardzo się zmieniły na przestrzeni lat. Dwadzieścia lat temu kontrola kojarzyła się z przyjściem do firmy i przeglądaniem dokumentów w poszukiwaniu nieprawidłowości. Dziś urząd dysponuje danymi, które pozwalają wcześniej wytypować przedsiębiorcę do sprawdzenia. Widzi transakcje, faktury i przepływy pieniędzy. Może porównywać informacje pochodzące z różnych źródeł. Z roku na rok będzie to coraz łatwiejsze, a przedsiębiorcy coraz trudniej będzie opierać swoje decyzje na założeniu, iż nikt nie zauważy konkretnej operacji.
KSeF jest kolejnym elementem tego systemu. Urząd otrzymuje informacje o tym, kto wystawił fakturę, komu, na jaką kwotę i z jakiego tytułu. Znaczenie ma też jednolity format dokumentów. jeżeli każda faktura wygląda tak samo pod względem struktury danych, algorytmy mogą znacznie sprawniej analizować duże zbiory informacji. Do tego dochodzi JPK_VAT (czyli elektroniczny plik zawierający zestawienie ewidencji zakupów i sprzedaży oraz część deklaracyjną, który czynni podatnicy VAT muszą składać do urzędu skarbowego) i możliwość porównywania rozliczeń VAT-u między kontrahentami. o ile jedna strona odlicza podatek, a po drugiej stronie pojawia się niezgodność, może to wywołać zainteresowanie urzędu.
Są również dane z rachunków bankowych i międzynarodowa wymiana informacji podatkowych. Konto za granicą nie oznacza automatycznie, iż polski urząd o nim nie wie. Dlatego o zagranicznych rachunkach warto myśleć w kontekście organizacji finansów i dywersyfikacji, a nie ukrywania pieniędzy. To samo dotyczy spółek zagranicznych. Sam fakt, iż podmiot został zarejestrowany poza Polską, nie usuwa wszystkich obowiązków związanych z działalnością prowadzoną tutaj. Trzeba rozumieć, gdzie powstają transakcje i jakie konsekwencje się z nimi wiążą.
W praktyce przedsiębiorca powinien umieć wyjaśnić, co robi w swoim biznesie. Dlaczego kupił określony sprzęt? Do czego wykorzystuje samochód? Co obejmowała usługa opisana na fakturze jako „analiza” za dwadzieścia tysięcy złotych? Szczególne zainteresowanie mogą budzić rozliczenia z podmiotami powiązanymi, nietypowe koszty czy wnioski o zwrot VAT-u. Nie chodzi o to, żeby bać się każdego wydatku. Chodzi o to, żeby za dokumentem stała rzeczywista czynność, którą potrafisz opisać i uzasadnić.
Czytaj dalej: ]]>Jak prowadzić biznes i chronić majątek?]]>
]]>Darmowa konferencja dla inwestorów - nie przegap!]]>
Autor: ]]>Mateusz Tomczyk]]>
