Unannounced inspection? The taxation office and ZUS can come in at any time

W polskim systemie prawnym kontrole skarbowe, celne oraz ZUS mogą odbywać się bez wcześniejszego zawiadomienia. To efekt obowiązujących przepisów, które dają urzędom prawo do natychmiastowego działania w przypadku podejrzenia naruszenia prawa. Przedsiębiorcy i pracownicy muszą być świadomi, iż w każdej chwili mogą zostać poproszeni o okazanie dokumentacji lub wyjaśnień.

Oczekiwanie na czas na przygotowanie się do kontroli to złudna nadzieja. Czynności sprawdzające, kontrole celno-skarbowe oraz postępowania zabezpieczające dowody mogą zostać wszczęte bez żadnej zapowiedzi. Eksperci ostrzegają: utrzymanie porządku w dokumentacji i natychmiastowa dostępność wymaganych dokumentów to dziś obowiązek, a nie dobra praktyka.

Kiedy możliwa jest niezapowiedziana kontrola?

Prawo dopuszcza niezapowiedziane kontrole w kilku sytuacjach, z których najważniejsze to:

• Kontrole celno-skarbowe – mają one pierwszeństwo przed klasyczną kontrolą podatkową. Urzędnicy mogą wejść do firmy bez uprzedzenia, aby zabezpieczyć dokumenty lub przeprowadzić czynności dowodowe.
• Czynności sprawdzające – fiskus ma prawo żądać faktur, umów, ewidencji sprzedaży bez wcześniejszego powiadomienia.
• Kontrole ZUS – możliwe są natychmiastowe kontrole w przypadku podejrzenia naruszenia przepisów ubezpieczeniowych.

Wysokie ryzyko niezapowiedzianych kontroli dotyczy zwłaszcza branż takich jak gastronomia, budownictwo i e-commerce, gdzie nieprawidłowości są częściej wykrywane.

Brak możliwości przeprowadzenia kontroli z powodu nieprzygotowania dokumentacji lub nieobecności osoby upoważnionej może zostać zakwalifikowany jako utrudnianie czynności urzędowych, co grozi sankcjami finansowymi.

Nie tylko firmy są pod kontrolą

Niezapowiedziane kontrole dotyczą również pracowników przebywających na zwolnieniach lekarskich. Szczególnie kontrolowani są ci, którzy:

• Korzystają z częstych lub długotrwałych zwolnień.
• Mają w historii podejrzane wzorce absencji.

ZUS wykorzystuje sztuczną inteligencję do typowania osób do kontroli, co zwiększa efektywność działań. Dane pokazują, iż tylko w III kwartale 2024 roku ZUS przeprowadził ponad 115 tys. kontroli, a od stycznia do września 2024 roku skontrolowano 376 tys. osób, z czego 27,8 tys. osób zostało pozbawionych prawa do zasiłku chorobowego.

Podczas zwolnienia chorobowego niedozwolone jest:

• Pracowanie dla innego pracodawcy.
• Wykorzystywanie zwolnienia niezgodnie z przeznaczeniem (np. wyjazdy wakacyjne, remonty).

Złamanie tych zasad może skutkować odebraniem świadczenia wraz z odsetkami, a choćby zwolnieniem dyscyplinarnym.

Warto dodać, iż realizowane są prace legislacyjne nad nowymi przepisami, które mają umożliwić ustalanie wyjątków dla osób zatrudnionych u kilku pracodawców – zmiany te są jednak dopiero na etapie prac sejmowych.

Jak przygotować się na niezapowiedzianą kontrolę?

Prawnicy doradzają, aby przedsiębiorcy przyjęli zasadę stałej gotowości do kontroli. Oznacza to:

• Bieżące prowadzenie dokumentacji – faktury, umowy, ewidencje muszą być aktualne i łatwo dostępne.
• Aktualizowanie danych w CEIDG lub KRS – poprawność danych rejestrowych jest kluczowa.
• Wyznaczenie pełnomocników – konieczne jest upoważnienie osoby do reprezentowania firmy w razie nieobecności właściciela.
• Cyfrowe archiwizowanie dokumentów – umożliwia szybki dostęp do potrzebnych danych i minimalizuje ryzyko zagubienia papierowej dokumentacji.

Coraz więcej przedsiębiorców nawiązuje też ścisłą współpracę z biurami rachunkowymi, ustalając procedury natychmiastowego udostępniania dokumentacji na żądanie.

Kontroli będzie więcej – choć przepisów nie zmieniono

Choć w 2025 roku przepisy regulujące kontrole nie uległy zmianie, w praktyce ryzyko niezapowiedzianych wizyt znacznie wzrosło. Urzędnicy coraz chętniej korzystają z przysługujących im narzędzi, a kontrole bez zapowiedzi stają się nową normą.

Dla przedsiębiorców i pracowników oznacza to konieczność stałego przestrzegania obowiązków formalnych, a także przygotowania na każdą ewentualność. Brak gotowości na kontrolę może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi.